Координатор на свадьбе: роскошь или необходимость

Координатор может работать отдельно от какой-либо компании или одновременно выступать и в роли организатора. Но в любом случае этот специалист сводит воедино весь процесс празднования. Он делает единый тайминг, созванивается с каждым подрядчиком и высылает индивидуальный тайминг (куда и в какое время необходимо приехать), уточняет, всё ли готово, согласовывает любые тонкости работы. Также он встречает гостей, помогает им найти всё необходимое (просьба может быть любой: утюг, чтобы погладить помявшийся наряд, телефон такси, чтобы с комфортом уехать после праздника). Координатор собирает все составляющие свадьбы в один пазл.

“Минимум за 2 недели нужно встретиться с координатором и рассказать ему план действий: что будет, какие подрядчики задействованы, что бы хотелось, какой примерный план, - поясняет Елена Обозная. - Опытный координатор всегда согласует тайминг мероприятия, поможет правильно его составить, чтобы всем на всё хватило времени, продумает нюансы, которые пара не учла в силу своей неопытности. Возможно, что-то нужно докупить, возможно, какие-то подарки. И за день до свадьбы координатор получает оставшуюся оплату подрядчикам, чтобы в день свадьбы жених не носил пачку денег, мог расслабиться. Соответственно, все заботы по тому, как пройдёт мероприятие, берёт на себя координатор. Но координатор не несёт ответственности за качество работы каждого подрядчика, если его подбирали сами молодожёны”.

Чтобы выбрать координатора на свадьбу, не нужно стесняться спросить, каким парам он помог провести свадьбу, можно ли связаться с молодожёнами напрямую. Стоит задать каверзные вопросы: а что если будет то-то, как вы в этой ситуации поступаете. Либо можно попросить рассказать такие случаи, с которыми сталкивался координатор, узнать, как он их решал, чтобы понимать, что профессионал не первый раз это делает и есть опыт решения разных задач.

В чём его отличие просто координатора от координатора, представляющего компанию, которая организует свадьбу? Только в том, несёт он ответственность за качество работы подрядчиков или нет. Организатор, в отличие от просто координатора, отвечает за весь процесс проведения свадьбы.

6:00

Подъём. Утро координатора начинается очень рано, он плотно завтракает, ведь следующий приём пищи будет только ночью. Координатор приезжает на площадку до приезда декораторов, следит за их работой, встречает подрядчиков. Бывает, что пара просит его первым делом приехать в то место, где проходят сборы жениха и невесты, тогда подготовку банкета нужно контролировать либо по телефону, либо через помощника.

10:00

Координатор отвечает на все звонки, решает текущие вопросы, встречает фотографа, видеографа, принимает букет от флориста невесте, расплачивается с подрядчиками (например, со стилистом, который завершил свою работу). Если невеста захотела покушать, организует им с женихом перекусить. Помогает во время съёмки по всем локациям, если это необходимо. Как только пара говорит, что они справятся самостоятельно, координатор едет на площадку.

14:00

Вместе с ведущим координатор встречает гостей, помогает им найти место за столом, решает текущие вопросы гостей: где найти туалет, где попить, где можно переодеться, где можно поспать. Такое тоже случалось, люди прилетали с самолёта и говорили: “Можно нам немножечко до того, как приедет пара, отдохнуть”. Координатор помогает и принять душ, и отдохнуть, и переодеться (находит утюг и прочее) – все вопросы решаются на месте.

16:00

Появляются молодожёны, начинается церемония, координатор помогает скоординировать последовательность праздничной программы: когда должен выходить жених, когда невеста, оказывает им психологическую поддержку, глазами кивает диджею, когда нужна определённая музыка. Координатор следит за всеми этими тонкостями, которые очень важны в этот день.

18:00

Когда все сидят за столами, координатор следит, чтобы все возникающие вопросы были решены: принести невесте балетки, чтобы переобуться, принести кофту, забрать кофту, помочь переодеться на танец. Координатор стоит, как невидимый друг, но при этом он всегда рядом.

20:00

Работники ресторана согласовывают, когда выносить горячие закуски, когда горячее – очень важно, чтобы это всё гармонично было со сценарным планом. Ведущий также советуется, потому что сценарий – это живой организм: всё может сдвинуться, поменяться местами. Координатор следит за тем, чтобы было показано видео, которое запланировали молодожёны, чтобы всё включилось, чтобы всё работало.

23:00

Когда вечер заканчивается, координатор помогает гостям и молодожёнам рассесться по машинам (или, если они остаются в отеле ночевать, помогает найти комнаты), собраться, забрать цветы и подарки. То есть координатор работает, условно, до последнего гостя – по крайней мере, до того, как уезжает пара. Конечно, бывает, что гости продолжают гулять до утра – в этой ситуации координатор не остаётся.

Он должен спросить перед отъездом, не нужна ли ещё его помощь. Часто дополнительный час работы координатора стоит дополнительных денег, и пара уже сама решает, нужна ли и дальше помощь профессионала или можно его отпустить. После основной программы часто идёт просто застолье, где координатор уже по сути не нужен. Координатор расплачивается со всем подрядчиками – и может спокойно уезжать домой.

02:00

Координатор приезжает домой, обедает и ложится спать.